Integração de funcionários, faturamento, pesquisa de mercado e contabilidade são apenas algumas das centenas de processos que fazem as empresas funcionarem. Esses processos são compostos de tarefas menores e individuais que devem ser executadas em uma sequência correta para concluir um trabalho.
Agora, se você pedir a alguém da sua equipe para desenhar o processo de algo que ela faz diariamente em sua área, como será o resultado? Haverá muitas dúvidas? A pessoa conhece de fato todas as etapas do que ela faz?
É aqui que o mapeamento de processos de negócios pode ser útil. Você pode fazer esses mapas usando ferramentas que criam mapas mentais online para documentar seu processo de negócios com mais eficiência. Vamos entrar mais a fundo nesse assunto nesse post e te explicar como aplicar na sua empresa!
O que é um mapeamento de processos de negócios?
O mapeamento de processos de negócios descreve os detalhes de um processo usando elementos visuais. Esses recursos visuais orientam as partes interessadas em todas as tarefas ou etapas de um processo.
Com a ajuda desses mapas, você define “quem”, “o quê”, “quando”, “onde” e “como” de um processo. Isso será organizado com símbolos e formas para representar o fluxo dos processos. Essas formas e símbolos incluem diamantes, retângulos, círculos e setas.
Agora que já sabe o que é, vamos então entender o propósito e a vantagem de fazer um mapeamento de processos de negócios.
Objetivo do Mapeamento de Processos de Negócios
As empresas usam essa metodologia para documentação de um processo de negócios que funciona atualmente ou para modelar um novo. No entanto, o verdadeiro propósito é tornar os processos e seus componentes simples de entender para todos da empresa. Portanto, pode potencialmente simplificar um processo complexo e torná-lo mais eficiente para melhorar o seu uso.
Suas aplicações no mundo real vão além do simples uso no dia a dia e devem seguir também procedimentos de padronização e atendimento a requisitos de auditoria. Portanto, mesmo que você tenha certeza que seus processos de negócios estão organizados, você pode descobrir novas reviravoltas ao mapear seus processos.
4 Vantagens de criar um diagrama de processo de negócios
O mapeamento de processos de negócios é uma técnica valiosa e tem muitas vantagens. Ele foca e esclarece as etapas mais práticas de um processo. Aqui estão alguns benefícios que pode trazer eficiência aos seus processos de negócios atuais:
Incentiva a colaboração
Todos ficam cientes do que os outros membros da equipe estão fazendo quando todo o processo de negócios é mapeado e é disponibilizado pro time. Estar na mesma página ajuda a construir uma base sólida para uma empresa e seus funcionários. Eles são orientados a abraçar a colaboração e criar uma mentalidade mútua, reduzindo o risco de mal-entendidos, falta de informação e falhas de comunicação.
Simplifica processos complexos
Os diagramas de processos de negócios eliminam qualquer informação redundante ou repetitiva, o que permite que todos se concentrem nos fatos que realmente importam. Além disso, isso torna as tarefas mais simples, ajudando as partes interessadas a evitar qualquer confusão.
Fornece uma referência
É sempre bom ter um documento detalhado para consultar ao liderar um projeto. O mapa de processos fornece uma representação visual de todo o plano ou processo, o que pode ser extremamente útil para quando alguém precisa encontrar uma informação confiável rapidamente. Além disso, deixá-lo disponível pode servir como motivador para o time.
Andamento das tarefas
O mapa de processos é uma ótima ferramenta para documentar seu progresso de uma forma que todos possam entender. Todos os funcionários são capazes de ver onde estão e onde precisam estar para alcançar seus objetivos.
4 Dicas para criar um diagrama de processo de negócios
Temos algumas dicas que você pode usar para criar um diagrama de processo de negócios:
Deixe seu diagrama de fácil entendimento
Os diagramas de processos de negócios precisam ser fáceis de entender para cumprir sua finalidade. Quanto mais compreensível for o seu diagrama, maior a probabilidade de você aumentar seu uso na empresa. Então, torne-o simples de ler.
Não sobrecarregue de informações
Tente não incluir muitas informações e evite redundâncias para garantir que todos saibam o que devem fazer. Seus funcionários devem ser capazes de obter as direções que estão procurando com apenas um olhar.
Criar diagramas complementares
Se você tiver uma infinidade de informações para compartilhar, considere criar vários mapas de processos em vez de entupir o mesmo diagrama com informações. Dessa forma, você poderá se concentrar em um tópico de cada vez.
Fechando com chave de ouro
Os proprietários e gerentes de negócios devem priorizar a criação de processos de negócios eficientes para ter sucesso a longo prazo. Ferramentas para criar fluxograma de processos, como a Miro, podem permitir uma automação eficaz em fluxos de trabalho que são vitais para a otimização das operações de negócios. Se você quer ser competitivo, use um sistema de mapeamento de processos de negócios e vá ainda mais longe.
